EVDEN ÇALIŞIRKEN NASIL VERİMLİ OLABİLİRİZ?

Dünya olarak ve ülkemiz olarak yaşadığımız şu zor zamanlarda yani, Koronavirüs nedeniyle birçok işyerinde hayata geçirilmesi gündemde olan bu konu ile ilgili yapılan araştırmalardan ve sonuçlarından bahsetmek istiyorum.

Evde olmak ve işe odaklanmak iki tarafı keskin bir kılıçtır. Bu hem kurumlar hem de çalışanlar için geçerlidir. Kurumlar açısından zorluk, birçok iş alanında ve şirkette çalışanın gerçek verimliliğini ölçmenin zorluğundan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle çalışanlar ‘göz önünde ve el altında’, olurlarsa, işlerini yaptıkları varsayılır. Özellikle kurucunun yöntemlerinin ve çalışma yöntemlerinin geçerli olduğu şirketlerde patron işten ayrılmadan iş yerini terk etmek, çalışmayı hafife almak sayılır ve çalışanın şirket içinde olumsuz algılanmasına neden olur.

Diğer taraftan çalışan açısından da durum hiç kolay değildir. Öz disiplini zayıf ve dış otorite tarafından yönetilmeye alışmış, dış kontrol odağına sahip bireylerde görevlerini kendi iradeleriyle iş ortamı ölçüsünde ciddiyetle yapmaları kolay değildir. Bu gibi işi dürtüsel nedenler patron veya yöneticinin kişiye yüklediği işten daha cazip gelebilir. “Ne de olsa sorumluluğunda olan işi yapmak için zaman vardır”. Oysa işe odaklanmak ve yapılması gerekenleri yapmak, tamamlamak için özel bir gayret ve sistemli bir çalışma gerektirir.

Evden çalışma konusunu araştıran MetaFilter adlı webbloğunun kurucusu Matt Haughey bu çalışma düzeni için uyulması gereken bazı uygulamaların verimliliği arttırabileceğinden bahsetmiş.

Çalışanlar Açısından

1. İşe Hazır olmak: Saati kur, belirlediğin zamanda uyan, kişisel bakımını ihmal etme, iyi bir kahvaltı yap, üzerine düzgün bir kıyafet giy ve dik otur.
2. Çalışma Ortamı oluşturmak: Çalışma süresi içinde sadece çalışmak için kullanacağın bir mekan hazırla. Burayı çalışma dışında yemek, sosyalleşmek, tv izleme vb etkinliklerin için kullanmaktan kesinlikle kaçın. Çalışmak için koltuk veya yatağı kullanmayı aklına bile getirme. Evde başkaları varsa kapın kapalı, rahatsız edici seslerden uzak bir düzen kur. Örneğin İngiltere’de bildiğim küçük çocuğu ve bakıcısı olan bazı aileler, çalışma saatleri sırasında evden gitmiş gibi yapar ve kapalı kapı arkasında çalışırdı.
3. Arkadaşlarınla İletişimde Olmak: İnsanlar sosyal canlılardır ve kişilik özelliklerine bağlı olarak çeşitli düzeyde yalnızlıktan sıkılır. Sosyal olmak isterler. Durham Üniversitesi’nden Dr. Thuy vy Nguyen, işyerinde çevredeki seslerin, gereksiz konuşmaların ve özellikle gevezelerin verimliliği düşürmesine rağmen, arkadaşların aynı zamanda verimliliği artırmaya yardımcı olabileceğini bu nedenle de evden çalışırken, fikir alışverişinde bulunacak bir arkadaş seçebilirsiniz. Yararlı olacaktır.
4. Çalışma Planı ve Programı Hazırlamak: Gündelik plan yapmak her türlü iş için verimliliği artırmanın önemli koşullarından biridir. Günlük programlar çoğunlukla başkaları tarafından etkilenir. Ancak evden çalışanların yapılanmış bir plana her zamankinden daha fazla ihtiyaçları vardır. Dr. Nguyen, günlük zaman akışına dayanan planlanmış program evden çalışanlar ve özellikle de yalnız çalışanlar için en temel kuraldır. Böyle bir programın içinde açık havada kısa bir yürüyüş, çocuklarla oyun, belli sürelerde müzik dinlemek, nefes egzersizleri,evdekilerle kısa sosyalleşme veya özel maillerin cevaplanması için kullanılacak birkaç dinlenme arası yer almalıdır. Dinlenme araları film/video izlemek veya sosyal medyada gezinmek için kesinlikle kullanılmamalıdır.
5. Online İletişimi Kullanmak: Evden çalışmak ekran başında sadece maillere odaklanmak değildir. Bunun için farklı dijital araçları kullanarak ofis ortamındaki yaşantıların benzerlerini oluşturmak mümkündür. Örneğin yüz yüze görüşmeyi sağlayan Skype, Whatsapp ve benzeri uygulamaları kullanabilir ve video konferanslar aracılığı ile etkileşimlerin verimliliğini artırılabilirsiniz.

Yöneticiler Açısından

1. Düzenli Toplantılar Düzenlemek: Evden çalışma düzenine geçen kurumlar mutlaka düzenli sabah toplantıları yapmaktır. Sabah belirli bir saatte 15/20 dakikayı geçmeyen ekip toplantılarında çalışanlar günlük programını açıklar ve bir gün önce koydukları hedeflerde ilgili bilgileri paylaşmış olurlar.Bazı kurumlar sabah toplantıları yanında bir de akşam bir toplantıları planlamakta, böylece topluca günlük hedeflerin üzerinden geçmeyi tercih etmektedir. Böylece yöneticilerin, özellikle güncel olan Koronavirüs gibi hassas durumlarda, çalışanlarla mümkün olduğu kadar iletişim içinde olmaları, çalışanları bilgilendirmeleri ve onlara yalnız olmadıklarını hissettirmeleri hem ilişki açısından hemde iş motivasyonu açısından çok önemlidir.
2. Ekip Bağı Oluşturmak: Harvard Business Scholl’dan Prithwiraj Choudhury uzaktan çalışma konusunu araştırdığı çalışmasında, coğrafi olarak farklı mekanlarda yapılan pizza partileri gibi dostluk geliştirici yöntemler önermektedir. Örneğin US Patent Office çalışanları aynı saatte ısmarladıkları aynı pizzayı yemenin ekip bağı oluşturduğunu bildirmişlerdir. Benzer şekilde ekip üyelerinin doğum günlerini video konferans aracılığı ile kutlamak ve her üyenin doğum gününü kutlayan kişiye özelleşmiş mesaj göndermesini sağlamak, ekip bağını güçlendirecektir.

Sonuç Olarak da,

Evden çalışmak başlangıçta çok rahatlatıcı, özellikle İstanbul gibi büyük bir şehirde trafikteki zaman ve enerji kaybını önleyeceği için verimlilik artırıcı ve rahat bir uygulama gibi gözükse de birçok kişi için özellikle öz-disiplin konusunda zayıf olan kişilere göre uygun bir yöntem değildir. Böyle bir çalışma düzeni, kişilik özelliklerine bağlı olarak, herkes için belirli ölçüde streslidir.

Özetle, böyle bir çalışma şekli uyum sağlanması gereken, hem kurumlar hem de çalışanlar için özel hazırlık ve disiplin gerektiren bir uygulamadır.