İDEAL SİTE YÖNETİMİ NASIL OLMALI, SİTELERİN VERGİ VE SGK YÜKÜMLÜLÜKLERİ NELER?

Değerli okurlarım; size bu makalemizde “İdeal Site Yönetimi Nasıl Olmalı, Sitelerin Vergi ve SGK Yükümlülükleri Neler?” onlardan bahsedeceğiz. Buna göre İDEAL SİTE YÖNETİMİ’ni başlıklar altında toplarsak eğer;

• 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa göre uyumlu olmalıdır.
• Site Yönetim Planına göre uyumlu olmalıdır.
• Genel Kurul Kararlarına göre uyumlu olmalıdır.
• Yönetim Kurulu (İcra Kurulu) kararlarına göre uyumlu olmalıdır.
• Maliye’ce yayımlanmış kanun, tebliğ, yönetmeliklere göre uyumlu olmalıdır.
• SGK’ca yayımlanmış kanun, tebliğ, yönetmeliklere göre uyumlu olmalıdır.
• Diğer yayımlanmış kanun, tebliğ, yönetmeliklere göre uyumlu olmalıdır.

Yukarıda belirtilmiş kanun, plan, karar, tebliğ ve yönetmelikle uyumluluğunu teyid etmeniz için mutlaka bir Mali Müşavir’e ve Avukat’a danışmanızı öneririz.

İDEAL SİTE YÖNETİMİ ORGANİZASYON ŞEMASI:

SİTE GENEL KURULU’NUN BAŞLICA GÖREVLERİ NELERDİR?

• Yönetim Planının değiştirilmesi.
• Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, görevden alınması, ibrası ile ücret, huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi ve ibraları hakkında karar verilmesi.
• Denetim kurulunun seçimi.
• Finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna dair kararların alınması.
• Bütçenin değerlendirilmesi, aidatların belirlenmesi ve onaylanması.
• Gündemde olmayan konuların değerlendirilmesi ve karara bağlanması.

Gibi başlıca görevlerini sıralamak mümkündür.

SİTE İCRA (YÖNETİM) KURULU’NUN GÖREVLERİ NELERDİR?

• Site yönetim kurulunun (icra kurulu) görev ve sorumlulukları:
• a) Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi,
• b) Ana gayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması,
• c) Ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi,
• d) Ana gayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması,
• e) Ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayısıyla doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması,
• f) Ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü,
• g) Ana gayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmemesi için veya bir hakkın kaybına meydan verilmemesi için gerekli tedbirlerin alınması,
• h) Ana gayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına, alınması,
• i) Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi,
• j) Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat ana gayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması,
• k) Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması ve bütçenin gerçekleşmesini sağlamak.
• l) Kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri deftere tarih sırasıyla yazmak ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamak, defteri, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırmak.
• Yönetim kurulu üyelerinin başlıca hakları şunlardır;
• – Huzur hakkı almak.
• – Ücret almak.
• - Aidattan muaf olmak.

Gibi başlıca görevlerini ve haklarını sıralamak mümkündür.

SİTE DENETİM KURULU’NUN GÖREVLERİ NELERDİR?

• Site denetim kurulunun görevleri Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 41. maddesinde şu şekilde açıklanmaktadır,
• Yönetimin denetlenmesi:
• Madde 41 – Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir.
• Hesapların denetlenmesi için yönetim planında, belli bir zaman konulmamışsa; bu denetim her üç ayda bir yapılır; bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa, hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir.
• Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir; bu halde denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.
• Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, 1'den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.

Gibi başlıca görevlerini sıralamak mümkündür.

SİTE YÖNETİCİSİ’NİN GÖREVLERİ, SORUMLULUĞU VE HAKLARI NELERDİR?

• Site müdürü; Kat sakini ve maliklerin hizmet anlamında beklentilerine karşılık vermek; sorumluluk sahası içerisinde huzurlu ve güven içerisinde yaşam sağlamalarında katkıda bulunmak; Site Yönetim Kurulu tarafından verilen talimatlar doğrultusunda yaşam kalitesini artırmak, sunulan hizmetlerde memnuniyeti sağlayandır.
• Site müdürünün; Yönetim Kurulunun önceliğinde, zaman kavramı gözetmeksizin Kat sakin ve maliklerin memnuniyetini arttırmak, temiz-bakımlı-güvenli ve şeffaf bir yaşam atmosferi sağlamak daimi amacıdır.

1. Görevlerin yerine getirilmesinde; Site Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.

2. İdari ve özlük hakları bakımından Site Yönetim Kuruluna bağlıdır.

3. Günlük kasa ve banka hesap hareketlerinin takibini yapar.

4. Site Kat sakinleri ve malikleri tarafından bankaya yatırılan aidatların takibini yapar, yatırmayanlara alınan kararları uygular. Site Yönetim Kuruluna bilgi verir.

5. Aidatlarını belirtilen süre içerisinde yatırmayan kat sakin ve maliklerine site aidat ödemelerinde aksamaya sebep vermeleri nedeniyle, Kat Mülkiyetleri Kanunun 20 inci maddesi gereğince bu ödemelerin faizi ile alınması için site avukatından icra takibi yapılmasını ister ve takip eder.

6.Yönetim Kurulu Toplantısı için hazır bulunur, toplantı sonrası çıkarılan talimat, görev ve sorumlulukları yerine getirir, müteakiben yapılan işlerinin raporunu sunar.

7.Genel gider faturalarını dosyalar, Yönetim Kurulunun gözetimine sunar, ödemelelerin takibini yapar.

8.Yönetim ve Denetim Kuruluna sunulmak üzere aylık mali tabloları çıkarır.

9. Üç Aylık Faaliyet raporu hazırlar, Yönetim Kurulunun imzası ile varsa Web Sitesinde ve Blok İlan Panolarında yayınlar.

10. Üç Aylık gider-gelir tablosu hazırlar, Yönetim Kurulunun imzası ile varsa Web Sitesinde ve Blok İlan Panolarında yayınlar.

11. Üç Aylık Denetim Raporu için gerekli hazırları yapar ve dönemin Denetim Kurulu üyelerini denetime hazır olduğu ile ilgili bilgi verir.

12. Site yönetiminde çalışan personelin özlük bilgilerini toplar, eksiklikleri tamamlar.

13. Her ay düzenli olarak site çalışan personelin SSK bildirgesi ödemesini bağlı bulunduğu banka hesabına yatırır.

14. Her ay düzenli olarak site çalışanı personelin Muhtasar Beyannamesini Mali Müşavirden takip eder ve ödemesini bağlı bulunduğu banka hesabına yatırır.

15. İşletme kurallarına ve görevlendirmelere uymayan, iş kanunu aksine davranışlarda bulunan ve iş verimliliği yetersiz olan personel ile ilgili tutanak tutarak, gerekli disiplin uygulamalarını yapmak üzere Yönetim Kurulunu bilgilendirir.

16. Siteye gelen elektrik, su vb. (ortak alanlar) faturalarını takip eder, önceki aylarla karşılaştırmalı aylık-yıllık çizelge hazırlar ve raporlar.

17. Siteye yeni taşınan sakinlerin kayıtlarını tutar, bilgilendirme broşürü verir.

18. Site web sayfasının kullanıcısıdır, web sitesi aracılığıyla gelen dilek, temenni ve görüşleri Site Yönetim Kuruluna sunar. (varsa)

19. Kendisine bağlı personellerin sorumluluk sahası içinde çalışma verimliliğini, sürekliliğini ve iş güvenliğini sağlamaktan sorumludur.

20. Yönetim Kurulu adına site kat sakinleri ve malikleri ile iletişim kurma, sorunları tespit etme ve yönetim kurulu toplantı gündemlerine aksettirmekten sorumludur.

21. Site içerinde yapılması uygun görülen çalışmalarda malzeme alımı vs. gibi durumlarda özel şirketler ile görüşmeler yapar, teklif toplar, değerlendirme yapılması için Yönetim Kuruluna sunar. site yönetim kurulunun vereceği yetki dâhilinde ve onayına müteakip, en uygun olanların alımını yapar ve yönetim kuruluna bilgi verir.

22. Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan günlük / haftalık / aylık v.b. çalışma planlarını görevlilere tebliğ eder, yapar/yaptırır; İş planına uygun görevlendirmeler yapar;

23. Sitedeki Güvenlik, Teknik, Blok görevlileri (bahçıvanlık, temizlikçi vb.) ve dışarıdan hizmet alımı yapılan bütün firma çalışanlarını en verimli şekilde çalışmasını sağlar.

24. Güvenlik kamera sisteminden sorumludur. Kayıt aktarma ve kayıt izleme görevini üslenir. Raporlar.

25. Blok içi, çevresi ve ortak alanların tertipli, temiz ve düzenli olmasından sorumludur.

26. Çalışan personeli, konularına göre bir araya getirerek bilgi, deneyim, iş akışı ile malzeme, ekipman ve insan kaynaklarının en verimli bir şekilde kullanımını sağlar. Eğitir, yönlendirir.

27. Her mesai başlangıcında ve bitişinde sitenin günlük iş planlarını gözden geçirir, plan dışı gelişen durumların plana girdisini sağlayarak görevlendirmelerin uygunluğunu kontrol eder.

28. Site içindeki hizmetlerin 24 saat aksaksız yürütülmesini sağlamak ve meydana gelebilecek muhtemel aksaklıkları gidermek maksadıyla gerekli tedbirleri alır. Sitede meydana gelebilecek emniyet olayları, genel sağlık tehditleri veya Acil durumlarda genel kontrolü elde bulundurarak yetkililere bilgi verir. Yapılması gerekenleri yapar.

29. Kat sakin ve maliklerinden gelen sözlü ve yazılı şikayet ve müracaatların yetkisi dahilince görevlilerce neticelendirilmesini ve cevaplandırılmasını sağlar, Yönetim Kuruluna sunar ve haftalık faaliyet raporuna ekler.

30. Site içinde yönetim planına uymayan site kat sakin/maliklerini sözlü veya yazılı ikazlarda bulunur. Gerekirse durumu site yönetim kuruluna ileterek, buradan çıkan sonuca göre hareket tarzı belirler.

31. İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili gerekli emniyet tedbirlerini aldırır.

32. Personelin kılık kıyafet ve iş disiplininin takibini yapar, yaptırır.

33. Hizmet faaliyetlerinde kullanılan araç, gereç ve donanımın bakımlı, işletmeye hazır, ve yeterli sayıda olması için kontrollerini yapar, kayıtlarını tutturur.

34. Siteye alınan malzemelerin kayıt altına alınmasını, depolanmasını ve uygun sarf edilmesini sağlar.

35. Demirbaş malzemenin zimmet kaydına girmesi gerekenleri kayda aldırır; demirbaş kaydına girmiş olan malzemelerin kaydını tutturur, miadını doldurmuş malzemenin kayıt düşmesinin yapılması için Yönetim Kuruluna teklifte bulunur ve kayıt düşme işlemini Yönetim Kurulu ile koordineli yapar.

36. Yönetim ofisinde bulunan her türlü evrak kayıt, takip işlemlerinin kurallara uygun ve sistemli bir şekilde işleyişini takip eder/sağlar. Arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin kurumsal bir anlayış içinde yürütülmesinden sorumludur.

37. Yönetim Kurulu toplantılarının tertip ve düzeni için Yönetim Kurulunun talimatını bekler, organize eder, kurulun alacağı kararları uygulamaya koyar.

38. Site yönetim kurulu ve genel kurul toplantıları için hazırlıklar yapar.

39. Yönetim Kurulunun vereceği diğer görevleri yapar.

Gibi başlıca görev ve sorumlulukları sıralamak mümkündür.

SİTE SÖZLEŞMELİ AVUKATI’NIN GÖREVLERİ NELERDİR?

• AVUKAT
• Avukat kişi ya da kurumlar arasında ortaya çıkan anlaşmazlıkların mahkemelerde yasalara uygun olarak kısa sürede ve güven içinde giderilmesi bu yolla adaletin gerçekleşmesi için yargıçlara yardımcı olan ve müvekkilini vekaleten temsil eden kişidir.
• Görevleri;
  -Hukuksal sorunlarda ve yasal konularda hukuki yorum yapmak
  -Mahkeme ya da yargı yetkilisi bulunan diğer organlar karşısında gerçek ve tüzel kişilere ilişkin hakları dava etmek ve savunmak,
  -Adli işleri resmi dairelerdeki tüm işleri izlemek bu işlerle ilgili belgeleri düzenlemek
  -Kendisine verilen ya da kendisinin kabul ettiği bir davayı ister kısa ister uzun zaman aralığını kapsasın sonuna dek takip etmektir.
• Buna göre; Site yönetimi ile sözleşmeli olarak anlaşma yapması kaydı ile yine yönetim kurulu ve yöneticinin kendisine ileteceği bilgiler dahilinde site sakinlerine veya kat maliklerine aidat borçları başta olmak üzere site yönetim planına aykırı olan tüm konularda ihtarlar çekmek, görüşmeler yapmak ve dava açmak, davaları takip etmektir. Sonuçları ile ilgili geri bildirimde bulunmaktır.
• Genelde sitelerde çalışma koşulları: Site Yönetim Kurulu’nca öncelikle şartlarda anlaşılarak bir sözleşme imzalanır ve devamında karar alınarak yetkilendirilir ve noterden bir yetki vekaletnamesi çıkarılır. Sonrasında gerekli durumlarda hukuki danışmanlık ve hukuki işlemler için talepte bulunulur ve sonuçlandırması istenir ve takip edilir.

Gibi başlıca görevlerini ve uygulamayı sıralamak mümkündür.

MALİ MÜŞAVİRLİK HİZMET ALIMI VE DETAYLARI NELERDİR?

MALİ MÜŞAVİR’İN TANIM VE GÖREVLERİ:

– Resmi ve özel kurumların gelirlerini ve giderlerini, çeşitli adlardaki (işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri vb.) defterlere kaydeder,
– Kişi veya kuruluşların yükümlü oldukları vergi beyannamelerini düzenler,
– Kişi ve kuruluşlar adına vergi daireleri ile uzlaşma işlemlerini gerçekleştirir, özel kurumların Sosyal Sigortalar Kurumu ile ilişkilerini düzenler,
– Gerçek ve tüzel kişilere ait işletmelerin, muhasebe sistemlerini kurar, geliştirir, işletmecilik, muhasebe, finans, mali mevzuat ve bunların uygulamaları ile ilgili işlerini düzenler veya bu konularda danışmanlık yapar,
– Belgelere dayanarak inceleme ve denetim yapar, mali tablo ve beyannamelerle ilgili konularda yazılı görüş bildirir, rapor düzenler, tahkim, bilirkişilik vb. işleri yapar,
– Vergi, fon, gecikme faizi ve cezalar hakkındaki uyuşmazlık işlerini çözümler,
– Bilançoların ve diğer mali tabloların incelenmesi vb. konularda bilirkişilik yapar,
– Kamu kurumları ile teşebbüs ve işletme sahipleri arasında hakemlik yapar,
– Fizibilite raporları hazırlar (Yatırımlar, ilaç fiyatları tespit ve değerlendirilmesi, sermaye piyasası kurulu ve diğer kuruluşlarca yaptırılacak muhasebe denetim işlemlerinde, fon kaynaklı kredilere ilişkin tespit işlemlerinde vb.).

• MUHASEBE NEDİR? NE İŞ YAPAR?
  Muhasebe, işletmelerin mali işlemlerini kaydeden, sınıflandıran, özetleyen ve raporlayan bir bilimdir.
  Muhasebe bir ölçme-ölçümleme mesleğidir. Bir işi, işlemi, olayı, vakayı, doğru ölçebilmemiz için o durumla alakalı her şeyin eksiksiz kaydedilmesi gerekir. Eğer mali işlemleri eksiksiz kaydetmez isek doğru ölçemeyiz. Doğru ölçemezsek, o zaman da hiçbir şey tam bir şekilde anlaşılamaz. Muhasebenin en temel işlevi mali nitelikteki olayları yazmak kayda geçirmek ve raporlamaktır.
• Genelde sitelerde çalışma koşulları: Site Yönetim Kurulu’nca öncelikle şartlarda anlaşılarak bir hizmet sözleşmesi imzalanır ve devamında karar alınarak yetkilendirilir ve noterden bir yetki vekaletnamesi çıkarılır. Sonrasında gerekli durumlarda VERGİ, SGK konuları başta olmak üzere MALİ danışmanlık ve MALİ işlemler için talepte bulunulur ve sonuçlandırması istenir ve takip edilir.
• Bir Mali Müşavir ile çalışmanın en önemli katkısı ise; Bütçeleme, raporlama, vergi, sgk ve diğer yasal konularda SİTE YÖNETİMİ olarak yasalar çerçevesinde kalmanızı ve doğru yol alıp, doğru ilerlemenize yardımcı olur.

Gibi başlıca görevlerini ve uygulamayı sıralamak mümkündür.

SİTELERİN VERGİ ve SGK YÖNÜNDEN YÜKÜMLÜLÜKLERİ NELERDİR?

Siteler genelde maliyet avantajları nedeniyle; bir takım daimi kadroları kendi bünyelerinde çalıştırmayı tercih etmektedirler. Bu durumda GELİR VERGİSİ kanunu ve İŞ KANUNU kapsamına giren bir takım vergi ve sgk uygulamaları sözkonusu olur.

Örneğin; Sitelerde çalıştırılan Site Müdürü, Site Müdür Yardımcısı, Güvenlik Görevlisi, Temizlik Personeli, Bahçivan, Teknik personel, sekreter gibi kadrolar site yönetimlerinin bünyelerinde SGK’lı çalışan olarak görülmekle birlikte; aslında sadece SGK tarafında gerekli işlemlerin kısmen yapıldığı ve vergi tarafının ihmal edildiği sıklıkla rastlanılan durumlar arasındadır. Halbuki; sitelerin kendi bünyelerinde çalıştırdıkları personeller için Gelir Vergisi Kanununa uygun olarak beyanda bulunmaları ve vergi muafiyeti olan KAPICI, BAHÇEVAN gibi hizmetlileri vergiden muaf tutup, diğer personelleri ise vergiye tabi tutarak stopaj uygulayıp, bu vergilerini muhtasar beyanname ile beyan edip, ödemeleri gerektiğidir. Uygulama da sıklıkla karşılaşılan durum ise; genelde sitelerin avukatlarının olduğu ama mali müşavirlik hizmeti almadıklarından konunun vergi boyutunu ihmal ettiklerine rastlanılmaktadır. Olası vergi ve sgk incelemelerinde ise geriye dönük olarak bu yükümlülüklerinden dolayı hem vergi-sgk aslı, vergi ziyaı, hem de gecikme bedelleri ile yüklü tutarlar ödemek zorunda kalabilecekleri aşikardır. Öte yandan, vergi incelemeleri sonrası katlanılan ödemelerin bu kez site aidatlarından karşılanması durumunda ise; sakinlerden site yönetiminden sorumlu olanlara rücu etme haklarının saklı olduğunu da belirtmekte fayda görüyoruz. Bu durumda sorumluluk açısından site yönetim kurulları, icra kurulları ve site yönetimlerinin hassasiyetle davranmaları ve konunun önemine binaen sitelerin en geniş anlamda bu durumu analiz edip, gerekli tedbirleri almaları tavsiye edilir.

Saygılarımla.

Şenol Uğraç

SM Mali Müşavir

[email protected]

NOT: Burada yayımlanmasını istediğiniz Vergi, Sgk ve hukuk konularıyla ilgili sorularınızı bize iletebilirsiniz. Soru ve cevaplarını “GÖKTÜRK DERGİSİ” aracılığı ile sizlerle buradan paylaşabiliriz.